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定款の認証を受ける

株式会社設立の際は公証役場で定款の認証を受けること

株式会社設立に当たっては「定款」の作成が必要です。
定款とは会社の運営の根本となる規則を定めたもので、会社の憲法に例えられます。この定款は、作成したそのまま(原始定款)では効力がなく、公証役場で法律に照らして正しい内容かどうかのチェックを受けて初めて法的に効力を発揮します。

このチェックのことを「認証」と言います。合同会社、合資会社、合名会社の設立では定款は作成しますが認証は必要ありません。株式会社設立のときのみ認証が必要となります。

公証役場とは、原則30年以上の実務経験を有する法律実務家の中から法務大臣が任命した公務員である「公証人」が執務を行うところです。公正証書の作成、私署証書や会社等の定款に対する認証の付与、私署証書に対する確定日付の付与といった職務を行います。
株式会社設立の際の定款だけでなく、契約書や遺言書などを公正証書という法的な効力のある書類にしてくれるところです。

公証人は法曹資格を持つ裁判官・検察官・弁護士から年3回、これに準ずる学識経験を持ち長年法務事務に携わった人で検察官・公証人特別任用等審査会が定める基準に該当する人から年1回の公募により任命されます。

公証役場は全国に300か所ありますが、株式会社設立にあたって定款の認証を受ける時は、設立予定会社の本店所在地と同じ都道府県内にある公証役場で認証を受ける必要があります。
その都道府県内であればどこでも構わないので行きやすいところを選ぶと良いでしょう。公証役場は混んでいることが多いので、事前に日時を電話で打ち合わせしておくとスムーズに運びます。

当日は定款や発起人全員の印鑑証明書、実印を持参します。費用は認証手数料5万円、収入印紙4万円、謄本交付代が1通につき250円かかります。原則として発起人は全員出頭しますが、行けない場合は委任状が必要となります。
株式会社設立に当たってはこの定款作成・認証の手続きが一番手間と費用のかかるところですが、平成14年からは電子文書による定款も認証が認められるようになりました。電子文書による定款は電子定款と言い、紙でないため印紙代4万円がかからないというメリットがあります。

ただし自分で電子定款認証手続きをしようとすると、システム導入に費用がかかりますし、導入手続きも煩雑でかえって手間と費用がかかることになってしまいます。こうした手続きを代行している行政書士に依頼すると良いでしょう。手数料を払っても紙の認証よりは安く済むことが多いです。

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